Koniec papierologii

Prowadzenie ośrodka szkolenia kierowców to przede wszystkim misja edukacyjna. Często niewdzięczna z uwagi na ogrom pracy administracyjnej generującej stosy dokumentów. Jednak spółka e-kierowca wdrożyła innowacyjne rozwiązanie pozwalające znacznie ograniczyć papierologię.

To zadziwiające, że w XXI wieku dokumentacja szkoleń nadal jest w przeważającej mierze prowadzona w tradycyjny, „papierowy” sposób. Efekt? Ośrodki szkolenia kierowców dosłownie toną w dokumentach. Prowadzenie tradycyjnej dokumentacji ma wiele wad. Zajmuje dużo miejsca, pochłania ryzy papieru, niszczy się, ginie. Mało tego, często zapominamy uzupełniać jej na bieżąco, co powoduje późniejsze problemy podczas kontroli organów nadzoru.

Elektroniczna karta zajęć eliminuje wiele problemów

Do sztandarowych przykładów tego typu dokumentu należy karta zajęć – przechodząca przez wiele rąk, wymagająca dokonywania wielu wpisów i często znikająca w najmniej spodziewanym momencie. Dlatego firma e-kierowca jako pierwsza w Polsce postanowiła ostatecznie rozwiązać ten problem. Użytkownikom systemu SPS Admi – narzędzia do kompleksowego zarządzania OSK – udostępniona została funkcjonalność „Elektronicznej karty zajęć”. Rozwiązanie to eliminuje wszelkie problemy związane z tradycyjnym prowadzeniem dokumentacji zajęć. Pozwala oszczędzić papier, miejsce w szafach, czas poświęcany na uzupełnianie dokumentów i uniknąć nerwów w problematycznych sytuacjach. Do tego karty zajęć prowadzone w taki sposób są praktycznie niezniszczalne i dostępne w dowolnym momencie. Co najistotniejsze, taka forma dokumentowania zajęć jest w pełni dopuszczalna przez przepisy. Zgodnie z art. 27 ust. 7 ustawy o kierujących pojazdami dokumentacja kursu (w tym również karta zajęć) może być prowadzona w formie elektronicznej. Rozporządzenie w sprawie szkolenia osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami, instruktorów i wykładowców potwierdza w § 6 ust. 7 taką możliwość i określa warunki, na jakich dokumentacja w formie elektronicznej może być prowadzona.

Dokumentacja przechowywana na bezpiecznych serwerach

Otóż karta zajęć może być prowadzona w odpowiadającej jej postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym, umożliwiającym niezwłoczny odczyt lub wydruk całości lub części zapisanych danych. Kierownik podmiotu prowadzącego szkolenie potwierdza swoje wpisy bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, lub profilem zaufanym ePUAP, a instruktor, wykładowca, osoba prowadząca zajęcia edukacyjne w zakresie udzielania pierwszej pomocy lub osoba szkolona – podpisem elektronicznym lub unikalnym identyfikatorem i hasłem nadanymi w tym systemie. W praktyce działa to bardzo prosto. Przede wszystkim należy pamiętać, żeby dodając nowy kurs w systemie SPS Admi zaznaczyć pole wyboru przy opcji „Elektroniczna karta”. Dzięki temu wykładowcy, instruktorzy oraz kursanci uzyskają możliwość elektronicznego dokumentowania kursu. Następnie standardowo dodajemy kursantów i w kalendarzu planujemy dla nich zajęcia teoretyczne oraz praktyczne, przypisując do nich odpowiednio wykładowców i instruktorów.

Każda z tych osób ma dostęp do szczegółowych informacji dotyczących przebiegu kursu poprzez przypisany panel. Jest on dostępny przez komputer i dowolne urządzenie mobilne. Za jego pośrednictwem wypełniana jest również elektroniczna karta zajęć. Po każdej lekcji wchodzącej w skład części teoretycznej kursu wykładowca loguje się na swój panel i jednym kliknięciem podpisuje karty zajęć wszystkim uczestnikom wykładu. Każdy uczestnik kursu po zalogowaniu się na swoim panelu otrzymuje wówczas informację o konieczności potwierdzenia odbycia zajęć teoretycznych. Dokonuje tego jednym kliknięciem w dogodnym dla siebie czasie. W trakcie zajęć praktycznych wystarczy, że w samochodzie znajduje się smartfon lub tablet z dostępem do Internetu. Instruktor poprzez swój panel potwierdza realizację zajęć i liczbę przejechanych kilometrów. Ma również możliwość uzyskania natychmiastowego potwierdzenia od kursanta, który dokonuje tego, używając swojego systemowego loginu i hasła. Utworzona w ten sposób dokumentacja jest bezpiecznie archiwizowana na serwerze i dostępna w dowolnym momencie za pośrednictwem komputera i urządzeń mobilnych. Oczywiście można ją też wydrukować w przypadku kontroli.

Kontrole to tylko formalność!

Warto podkreślić, że rozwiązanie to zostało gruntownie przetestowane w praktyce. Pilotażowo wdrożono je w Ośrodku Szkolenia Kierowców „Minta” z Białobrzegów.

– Używamy elektronicznej karty zajęć od dłuższego czasu i muszę przyznać, że to rozwiązanie ogromnie ułatwia życie. Przede wszystkim zapomnieliśmy o typowych problemach z dokumentowaniem zajęć. Karty są zawsze pod ręką i nie ma ryzyka ich zaginięcia – są przechowywane na bezpiecznych serwerach. Co więcej, kursanci mogą potwierdzić odbycie zajęć w dowolnym miejscu i czasie poprzez swoje panele, tak więc ściganie zapominalskich stało się bardzo proste. Podobnie jest w przypadku jazd. Wystarczy, że instruktor ma przy sobie telefon z dostępem do Internetu (a w tych czasach ma go zawsze) i bezproblemowo uzupełnienia kartę zajęć. Dzięki temu, że elektroniczne karty są zawsze w zasięgu zainteresowanej osoby, wszelkie kontrole stają się formalnością. Przerabialiśmy już spotkania z drogówką na drodze i nie odnotowaliśmy żadnych problemów z akceptacją tej formy prowadzenia dokumentacji. Generalnie oszczędzamy czas, papier, miejsce na półkach i dużo nerwów – gorąco polecam to rozwiązanie! – podsumowuje Łukasz Minta.

Żeby osobiście przekonać się o wszystkich zaletach „Elektronicznej karty zajęć”, wystarczy skontaktować się z działem handlowym spółki e-kierowca (tel.: 510 002 391, 510 002 392, 510 002 393, 510 002 394). Doradcy handlowi udzielą wszelkich informacji na temat implementacji tej funkcjonalności w OSK.

Dariusz Piorunkiewicz