Łukasz Szewczyk: Trudniejsze rozliczanie całego paliwa w OSK

Od początku 2019 r. obowiązują nowe regulacje podatkowe w zakresie rozliczania paliwa kupowanego do samochodów służbowych. Jeżeli są one używane także do celów prywatnych, obowiązuje limit 75% wydatków poniesionych na koszty eksploatacji.

Przez lata firmowe samochody stanowiły jedną z bardziej popularnych metod tzw. optymalizacji podatkowych. Wraz z szybko rosnącą liczbą osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze zjawisko zaczęło przybierać na sile, a firmowymi stawały się pojazdy używane w dużej mierze w celach prywatnych – trudno chociażby powiązać prowadzenie gabinetu ortodontycznego z zakupem Porsche Cayenne Turbo „na firmę”, mimo że z formalnego punktu widzenia wszystko wyglądało poprawnie.

Obecnie już ponad połowa nowych aut jest kupowana przez firmy (w tym samozatrudnionych). Liczba samochodów przemnożona przez ich wartość oznaczała znaczne zmniejszenie przychodów do budżetu państwa. Dochodziły do tego uszczuplenia związane z rozliczaniem „na firmę” wydatków za serwis czy paliwo. Rząd postanowił dokręcić więc śrubę, ograniczając możliwość księgowania wydatków na utrzymanie aut osobowych (sposób rozliczania samochodów ciężarowych pozostał bez zmian).

Zmiany utrudniły życie podmiotom w których samochód nie jest pożądanym przez pracownika dodatkiem do pensji, tylko podstawowym narzędziem pracy. Dotyczy to chociażby szkół jazdy.

• Do końca 2018 roku podatnik miał prawo do zawierania w kosztach uzyskania przychodu całości wydatków eksploatacyjnych (czyli np. serwisowania, części zamiennych, zakupu paliwa lub oleju czy opłat autostradowych bądź parkingowych) bez konieczności precyzowania, czy auto było używane wyłącznie służbowo, czy także częściowo prywatnie – wystarczyło, że znajdowało się ono na liście środków trwałych przedsiębiorstwa lub było wykorzystywane w działalności na podstawie umowy leasingu lub dzierżawy.
• Od początku bieżącego roku obowiązuje znowelizowana ustawa podatkowa, która stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Możliwość zaliczenia do kosztów 100% takich wydatków wchodzi w grę tylko przy wykorzystywaniu samochodu osobowego wyłącznie do prowadzonej działalności gospodarczej. Podatnik jest przy tym zobowiązany do prowadzenia ewidencji potwierdzającej służbowe użytkowanie pojazdu. Wykorzystywana jest w tym zakresie ewidencja stosowana dla celów VAT. Przepisy wymagają, by była ona bardzo szczegółowa – musi jednoznacznie potwierdzać, że w ramach użytkowania pojazdu nie był on używany do celów niezwiązanych z działalnością.

Jak wielka dokładność jest wymagana, daje do zrozumienia wyrok WSA w Rzeszowie (sygn. akt. I SA/Rz 1073/14) w sprawie dotyczącej samochodu wykonującej dziennie wiele krótkich przejazdów w obrębie jednej miejscowości. Sąd stwierdził, iż prawidłowy zapis trasy powinien w takim wypadku zawierać np. adresy sklepów czy urzędów do których udawał się pracownik danym pojazdem. W ocenie sądu podanie tylko miejscowości bez ścisłego określenia miejsca, gdzie on był realizowany, mógłby wpisać dowolną ilość przejechanych kilometrów, maskując tym samym wykorzystywanie samochodu do celów prywatnych. Problemy mogą pojawić się nie tylko w przypadku zakwestionowania sposobu użytkowania pojazdu, ale również pomyłek. Gdy błędy w prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdów zostaną ewentualnie wykryte po pewnym czasie, np. podczas wewnętrznej kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji, to nie można uznać, że Spółka wyeliminowała skutecznie możliwość wykorzystania tych pojazdów również do realizacji celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą – podaje portal gofin.pl, powołując się na interpretację IPPP3/443-618/14-2/ISZ.

W przypadku szkół jazdy, które ewidencjonują przebiegi pojazdów, rozliczenie pełnych kosztów eksploatacji pojazdu wciąż pozostaje możliwe. Wymaga jednak bardzo skrupulatnego prowadzenia dokumentacji oraz pilnowania by pojazd faktycznie był użytkowany wyłącznie do celów związanych ze szkoleniem kierowców. Jeżeli nie jest to możliwe lub przedsiębiorca obawia się potencjalnych problemów, może przejść na rozliczanie 75% wydatków. Orientacyjnie można przyjąć, że będzie to równoznaczne z ok. 50 zł straty na podatku na każdych 1000 zł.

Łukasz Szewczyk